#VCOM heute - 5: Schnittstelle zu Kollegen und Management
Wie werden Sie diesen Erwartungen gerecht? Würden Sie zustimmen, dass es immer noch oft Excel oder Word ist, das das Werkzeug ist, um Daten zusammenzufassen und Berichte für das Management vorzubereiten? Und ist es die Mittagspause, in der Sie und Ihre Kollegen Aufgaben austauschen - und hoffentlich nicht 50% davon bis zum Ende der Pause vergessen? Bitte, verstehen Sie mich nicht falsch. Gerade in den letzten Monaten ist uns allen klar geworden, wie wichtig die Mittags- und Kaffeepausen mit den Kollegen sind, um auf dem Laufenden zu bleiben und ein Team zu sein. Dennoch sollten wir eine Arbeitskultur etablieren, in der wichtige Kommunikation transparent und für jeden zugänglich ist, der Zugang zu diesen Informationen haben muss.
Heute möchte ich Ihnen Beispiele geben, wie Sie das VCOM als Ihr O&M-Tool für die Interaktion mit den Kollegen in Ihrem Team, aber auch mit dem Management nutzen können.
Beginnen wir mit den Kollegen in Ihrem Team. Nehmen wir an, Sie sind der Teamleiter eines O&M-Teams und einer Ihrer Kollegen geht in den Urlaub. Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten. Sie setzen ein Meeting für 3 Stunden an, um die offenen Aufgaben nacheinander zu übergeben. Oder Ihr Kollege, der in den Urlaub geht, übergibt die offenen Aufgaben und Tickets einfach an Sie. Der Vorteil? Sie sparen 3 Stunden Ihrer wertvollen Zeit und es gehen keine Informationen zwischen Ihnen und Ihrem Kollegen verloren. Jeder kennt das Spiel und das Ergebnis.
So geht's besser: Die Person, die in den Urlaub fährt, kann Tickets mit Ihnen verknüpfen, so dass Sie ein klares Bild über den aktuellen Status, die Historie und die Aufgaben haben.
Bild: Verknüpfen Sie ein Ticket mit einer verantwortlichen Person
Für die geplanten Aktivitäten und vorbeugenden Wartungsmaßnahmen ist es noch einfacher, wenn sie in einem gemeinsamen O&M-Teamkalender zu finden sind und nicht in den einzelnen Outlook-Kalendern. Wenn Sie den Kalender im VCOM verwenden, werden Sie an eine Aufgabe erinnert und es besteht keine Gefahr, eine Aufgabe zu verpassen, wenn ein Kollege krank oder im Urlaub ist. Daher können Sie z.B. das Portlet "Kalendereinträge" einfach in Ihr Ticket-System-Dashboard einfügen.
Abbildung: Kalender für geplante Aktivitäten
Abbildung: Portlet mit geplanten Aktivitäten
Nächstes Beispiel: Ihr Management verlangt monatliche Portfolioberichte, um die Gesamtperformance des Portfolios zu verfolgen. Was normalerweise passiert, ist folgendes:
Sie als O&M-Manager öffnen verschiedene Portale (das ist übrigens der erste Fehler ;-)) und beginnen mit dem manuellen Kopieren/Einfügen von Daten in Excel-Sheets oder Word-Vorlagen. Okay, jetzt mal im Ernst. Es ist nicht möglich, dies immer zu vermeiden. Aber die meiste Zeit. Zumindest sollte es das Ziel sein. Und bevor Sie jeden Monat Stunden damit verbringen, Berichte manuell zu erstellen, sprechen Sie mit dem Management und versuchen Sie, eine Berichtsstruktur und KPIs zu definieren, die einfach automatisch erstellt werden können. Vielleicht sind sie mit einem KPI weniger einverstanden und Sie haben Zeit für die Verwaltung eines 2 % größeren Portfolios, ohne mehr Ressourcen zu verlangen - könnte das eine Win-Win-Situation sein?
Eine Möglichkeit, mit dem Management in Kontakt zu treten, findet sich im Portfolio-Reporting-Bereich des VCOM. Portfolioreports können Sie mit einem Drag-and-Drop-Menü einfach selbst definieren. Wenn Sie es einmal gemacht haben, können Sie innerhalb weniger Minuten neue Vorlagen erstellen.
Abbildung: Generierung eines Portfolio-Reports
Abbildung: Portfolio-Report - Inhaltsangabe per Drag & Drop
Ein Tipp, wie Sie die Abläufe und die Reporterstellung weitestgehend automatisieren können: Nutzen Sie die Option des E-Mail-Versands und versenden Sie Reports für definierte Zeiträume an ausgewählte Empfänger - vollautomatisch.
Abbildung: Automatischer Berichtsversand
Welche Vorteile haben Sie sofort, wenn Sie sich mit Kollegen über ein Tool wie das VCOM austauschen?
- Erhöhte Transparenz
- Einfache Weitergabe von einem Kollegen zum anderen
- Automatisierte Berichterstattung an das Management
- Kurz und bündig: Weniger Fehler und verpasste Aufgaben und ein professionelleres und weniger zeitaufwändiges Reporting
#Nerdtalk: Bildschirme und Videowände
Wenn es um die interne Kommunikation geht, werde ich oft gefragt, wie man die Bedeutung einer qualitativ hochwertigen O&M-Dienstleistung intern "sichtbar" machen kann. Gerade für O&M-Teams innerhalb eines großen Unternehmens und großer Konzerne wird dies immer wichtiger. Als Menschen sind wir alle typischerweise daran interessiert, was die Kollegen tun. Also, warum zeigen Sie Ihren Kollegen nicht, was Sie tun? Wecken Sie Interesse!
Es kann so einfach sein, Menschen das Gefühl zu geben, beteiligt und engagiert zu sein. Ein Bildschirm in der Eingangshalle ist eine Möglichkeit mit tollen Effekten. Dies ist ein Beispiel eines Energieversorgers, der seine Aktivitäten im Bereich Solar-PV zeigt.
Oder, wenn Sie groß denken - auch Videowände werden installiert, um zu beeindrucken.