#VCOM today - 4: Interaktion mit Technikern vor Ort: Outlook? WhatsApp?

Tools wie Outlook sind seit Jahren in unserem täglichen Leben präsent. WhatsApp oder WeChat werden auch im Geschäftsleben zu beliebten Tools. Und ja - es hat Vorteile, diese Tools zu nutzen. Wir sind an sie gewöhnt. Jeder nutzt sie. Und sie sind ziemlich einfach zu bedienen.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und machen Sie sich selbst ein klares Bild: Wie kommuniziere ich mit meinen Gesprächspartnern? Habe ich auch das Gefühl, dass sich unsere Kommunikation mehr und mehr auf Tools wie WhatsApp verlagert? 

Neben den Vorteilen, die diese Tools definitiv haben, sollten wir auch über die Nachteile nachdenken.

- Ist die Konversation sicher? Wer könnte noch Zugang zu meinen Gesprächen haben?

- Ist die Konversation für meine Kollegen transparent, wenn ich krank bin?

- Ist die Konversation nachvollziehbar und lassen sich z.B. Reaktionszeiten auswerten?

- Ist die Anzahl der Konversationen, die ich täglich führe, in WhatsApp strukturiert? Und sehe ich den Status aller meiner Konversationen auf einem einzigen Bildschirm?

Ich nehme an, Sie werden mir zustimmen. Die Antwort auf all diese Fragen lautet: Nein. Was könnten wir also noch tun?

Es ist erst ein paar Wochen her, als die Podiumsteilnehmer auf der Solar Asset Management Europe-Konferenz eine virtuelle Debatte darüber führten, was im O&M- und Asset Management-Geschäft zu verbessern ist. Zwei Punkte waren absolut einleuchtend:

- Standardisierung der Prozesse

- Digitalisierung von Schnittstellen

Und wieder ist es zu wichtig, um es noch einmal zu lesen:

- Standardisierung von Prozessen

- Digitalisierung von Schnittstellen

Ich weiß, es ist schwer, umzudenken und Prozesse zu verändern. Noch schwieriger ist es, die Art und Weise zu verändern, wie Sie und Ihre Kollegen zusammenarbeiten. Glauben Sie mir, auf lange Sicht lohnt es sich, damit anzufangen.

Ich möchte Sie mit einem wunderbaren Werkzeug inspirieren, das Ihnen helfen kann, die nächste Stufe der Kommunikation zu erreichen - intern und extern.

Das VCOM Ticket- und VCOM CMMS-System

Nehmen wir ein Beispiel, das wir alle aus dem Tagesgeschäft kennen. Sie sind auf dem Weg, um Ihre Partner oder Kollegen, die für die Arbeiten vor Ort verantwortlich sind, zu bitten, die jährliche Wartung zu planen. Die jährlichen Wartungstouren der Techniker sind oft ziemlich lang. Tag für Tag neue Anlagen und viele Informationen zu sammeln und zu strukturieren.

Heute sieht der Alltag folgendermaßen aus: Die Techniker bekommen eine E-Mail mit der Info, dass sie zur jährlichen Wartung fahren müssen. Vielleicht enthält die E-Mail auch eine Beschreibung, was zu tun ist. Der Techniker geht vor Ort, macht Fotos, macht handschriftliche Notizen und findet Mängel. Er oder sie kommt spät nach Hause und hat keine Zeit mehr, die handschriftlichen Notizen zu digitalisieren. Es ist einfacher, die handschriftlichen Notizen zu fotografieren und das Foto an den O&M-Manager zu schicken. Glückwunsch an den O&M-Manager. Seine/ihre Aufgabe ist es nun, die handschriftlichen Notizen in ein Format zu übersetzen, das für den Wartungsbericht an den Eigentümer der Anlage verwendet werden kann.

Was denken Sie: Wie lange dauert dieser Prozess oft? 2 Tage? 5 Tage? Sie sind optimistisch. Ich habe schon oft gehört, dass es Wochen dauert.

Wie man Arbeitsabläufe digitalisiert und Medienbrüche im Jahr 2021 vermeidet

Das VCOM CMMS digitalisiert den oben beschriebenen Prozess vollständig. Sie als O&M-Manager sind in der Lage, zum Beispiel jährliche Wartungschecklisten zu erstellen, die Sie dann einfach an Ihre Partner weitergeben können. Machen Sie dies einmal, und Sie können sie immer wieder verwenden. Standardisierung ist hier der Schlüssel und steigert die Qualität Ihrer O&M-Prozesse nachhaltig.

Abbildung: Solar PV-spezifische Checklistenerstellung, die Ihren Arbeitsablauf zu 100 % wiederspiegelt

Starten Sie den Workflow, indem Sie einen Arbeitsauftrag anlegen. Sie können mehrere Checklisten mit einem Arbeitsauftrag verknüpfen. Kontaktdaten, die der Techniker eventuell benötigt, sind bereits Teil des Arbeitsauftrags. Sicherheitsanweisungen können dem Arbeitsauftrag hinzugefügt werden, um Gesundheits- und Sicherheitsprobleme mit Subunternehmern zu vermeiden. Fügen Sie Dokumente oder Bilder hinzu. Alles in allem übergeben Sie dem Techniker einen Arbeitsauftrag mit allen relevanten Informationen. Das vermeidet Rückfragen und beschleunigt den Prozess.

Bild: Einrichten eines Arbeitsauftrags und Zuweisen des Arbeitsauftrags an einen Techniker

Der ausgewählte Techniker erhält die Checklisten in der VCOM O&M App und kann bereits in der App selbst die Checkliste ausfüllen und Fotos machen. Es werden keine handschriftlichen Notizen benötigt.

Nach dem Vor-Ort-Besuch kann der Techniker die Notizen inkl. der Zeit, die er vor Ort verbracht hat, etc. mit nur einem Klick zurücksenden.

Bild: VCOM O&M App - Arbeitsauftrag

Sind Sie schon glücklich? Warten Sie! Das Beste kommt noch. Der O&M-Manager kann jetzt einen Wartungsbericht erstellen. Vollkommen automatisiert, nachdem er einmal eine Vorlage definiert hat. Wenn Sie sich dafür interessieren, wie der fertige Bericht aussehen kann und wie Sie damit die Zufriedenheit Ihrer Kunden steigern können, kontaktieren Sie mich und ich gebe Ihnen gerne Einblicke.

Wenn wir nun einen Blick auf die oben genannten Punkte werfen, die wir optimieren wollten: Wir haben sie optimiert! Und willkommen: Sie sind angekommen in der neuen Welt eines viel stärker standardisierten und digitalisierten O&M. Sie werden viel effektiver sein als Ihre Wettbewerber und sind bereit für die Zukunft!